Inventario físico: cómo hacer el conteo y encontrar las diferencias

El sistema dice que tienes 24 pares de sandalias talla 38. Vas al estante y hay 19. ¿Dónde están las otras cinco? Puede ser un error al recibir mercadería, una venta mal registrada, un cambio de talla que nadie anotó o, en el peor caso, un robo. El conteo físico, o inventario físico, es la única forma de saber si lo que dicen tus registros es real.

Bien hecho, no tiene que cerrar tu negocio un día entero.

Antes de contar: prepara el terreno

Elige el momento

Lo ideal es contar cuando no estás vendiendo: antes de abrir o después de cerrar. Si tienes que contar con el negocio abierto, cuenta por zonas y no vendas de la zona que se está contando.

Ordena primero

Junta los productos iguales, separa lo dañado y lo vencido, y deja fuera de la zona lo que ya está vendido pero no entregado. Contar en el desorden duplica el tiempo y los errores.

Recibe y registra todo lo pendiente

Si llegó mercadería ayer y no la registraste, hazlo antes de contar. Si no, el conteo va a mostrar "sobrantes" que no son reales.

Cómo hacer el conteo

1. Divide el local en zonas: estantes, vitrina, bodega, mostrador.
2. Asigna parejas: una persona cuenta, la otra anota.
3. Cuenta a ciegas: quien cuenta no ve cuánto "debería" haber. Así no se tienta a "redondear" hacia el número esperado.
4. Marca lo contado: con una etiqueta o un papel en cada estante, para no contar dos veces.
5. Recuenta lo que no cuadra: si la diferencia es grande, otra pareja vuelve a contar ese producto.

Encontrar y explicar las diferencias

Antes de corregir, pregúntate:

• ¿Se registraron todas las compras?
• ¿Hubo devoluciones o cambios que no se anotaron?
• ¿Se usó mercadería para el negocio (limpieza, muestras)?
• ¿Hay productos parecidos que se registraron con el código equivocado?

Muchas veces la "pérdida" de un producto es el "sobrante" de otro parecido.

Corrige con motivo

Cuando ya investigaste, ajusta el inventario al número contado y anota el motivo: merma, error de registro, consumo interno, robo. Ese registro te sirve después para ver patrones. Si el motivo "error al recibir" aparece seguido, el problema está en la recepción de mercadería, no en la bodega.

Conteos cíclicos: menos trabajo, más control

En lugar de contar todo una vez al año, cuenta un grupo de productos cada semana. Por ejemplo, una ferretería puede contar tornillería la primera semana del mes, herramientas la segunda, pintura la tercera y electricidad la cuarta. Los productos más vendidos o más caros se cuentan más seguido.

Así detectas los problemas cuando todavía son chicos y el conteo completo se vuelve una formalidad.

Cuánto tiempo toma

Depende de cuántos productos tengas y de cuán ordenado esté el local. Una tienda pequeña con 200 productos bien ordenados puede contarse en una tarde con dos parejas. Una bodega desordenada puede tomar el doble. Por eso ordenar antes es la mitad del trabajo.

Qué hacer con los resultados

• Si las diferencias son pequeñas y explicables, tu control funciona.
• Si se repiten en los mismos productos, revisa cómo se reciben, se venden o se guardan.
• Si son grandes y sin explicación, refuerza el control de acceso a la bodega y quién registra qué.

Quién debe contar

Lo ideal es que no cuente solo la persona que maneja esa bodega todos los días. No es desconfianza: es que quien conoce el lugar tiende a "saber" cuánto hay y cuenta menos atento. Mezcla parejas: alguien de caja con alguien de bodega, o el encargado con un vendedor. Rota las zonas en cada conteo para que nadie cuente siempre lo mismo. Y agradece al equipo el esfuerzo extra: un conteo bien hecho después de cerrar merece un refresco o una salida temprano al día siguiente.

Cómo te ayuda KixCar Socios

KixCar Socios tiene toma de inventario física, que puedes hacer incluso a ciegas para que quien cuenta no vea la cantidad esperada. Al terminar, ves las diferencias y los ajustes quedan registrados con su motivo.

El reporte de ajustes y el kardex te muestran qué productos se corrigen más seguido, para que encuentres el problema de fondo.

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Preguntas frecuentes

¿Puedo hacer el conteo con el negocio abierto? Sí, contando por zonas y sin vender de la zona que se está contando en ese momento.

¿Qué es contar a ciegas? Contar sin ver cuántas unidades debería haber según el registro. Evita que se ajuste el conteo hacia el número esperado.

¿Cada cuánto conviene hacer conteos parciales? Cada semana un grupo distinto de productos, y los más vendidos o caros, más seguido.