Stock mínimo en tu negocio: cuándo hacer el pedido al proveedor y no quedarte con el estante vacío

Un sábado en la mañana un cliente pide el shampoo que más vendes. No hay. El proveedor reparte los martes. Perdiste esa venta, y quizá al cliente, que se fue a la tienda de enfrente. Quedarse sin un producto clave no suele ser mala suerte: es no haber definido cuándo volver a comprar.

El stock mínimo es el número que te dice "pide ya". Calcularlo bien te evita tanto el anaquel vacío como la bodega llena de cosas que no se venden.

La fórmula simple

Stock mínimo = venta diaria promedio × días de entrega del proveedor + stock de seguridad

• Venta diaria promedio: cuántas unidades vendes en un día normal.
• Días de entrega: cuánto tarda en llegar desde que pides.
• Stock de seguridad: un colchón para imprevistos.

Ejemplo con números

En el ejemplo del shampoo: vendes 3 al día y el proveedor tarda 4 días, así que necesitas 12 para aguantar hasta que llegue el pedido, más 4 de seguridad. Cuando quedan 16, pides.

Cómo calcular tu venta diaria

Toma las ventas de las últimas cuatro semanas y divide entre los días que abriste. Si tienes temporadas, calcula por temporada: una librería en Nicaragua vende mucho más antes del inicio de clases que en otros meses; una tienda de regalos, en diciembre y en mayo por el Día de las Madres. Usar el promedio del año en esas semanas te deja sin mercadería justo cuando más se vende.

Cuánto pedir, no solo cuándo

El stock mínimo te dice cuándo. La cantidad del pedido depende de:

• Cuánto espacio tienes en la bodega.
• Cuánta plata quieres inmovilizar. Mercadería en el estante es dinero que no tienes en la caja.
• Condiciones del proveedor: pedido mínimo, descuentos por volumen, días de reparto.
• Si el producto vence. Alimentos, medicamentos o cosméticos no se compran para seis meses.

Una regla práctica: pide lo suficiente para cubrir hasta el siguiente reparto más el stock de seguridad, y ajusta según cómo se comporta el producto.

No todos los productos merecen el mismo esfuerzo

Si tienes 300 productos, no vas a calcular el mínimo de todos a mano. Empieza por:

1. Los 20 que más vendes.
2. Los que, si faltan, hacen que el cliente se vaya (el pan en una pulpería, el alcohol en una farmacia).
3. Los que tu proveedor tarda mucho en traer.

Para el resto, un mínimo aproximado alcanza.

Revisa el mínimo cada cierto tiempo

El stock mínimo no es un número para siempre. Si un producto empieza a venderse más, o el proveedor cambia sus días de reparto, ajústalo. Una revisión cada mes de los productos principales es suficiente.

Señales de que tu mínimo está mal

• Te quedas sin el producto seguido: el mínimo es bajo o la venta subió.
• Siempre tienes mucho sin moverse: el mínimo es alto.
• Haces pedidos de emergencia: no estás revisando el stock a tiempo.

No vender lo que no tienes

Si vendes en línea o por encargo, un producto agotado que sigue apareciendo como disponible genera reclamos. Lo ideal es que la venta se detenga cuando el stock llega a cero, o al menos que te avise.

Ejemplo de un pedido bien hecho

Una cafetería en Matagalpa (ejemplo) gasta 8 libras de café al día y su tostador entrega cada 3 días. Con 6 libras de seguridad, su mínimo es 30. El miércoles el registro marca 29: hace el pedido ese mismo día. Pide 30 libras, lo que cubre hasta el siguiente reparto más el colchón, y no 100, porque el café molido pierde aroma si pasa semanas guardado. Así nunca falta, pero tampoco se queda plata dormida en la bodega.

Cómo te ayuda KixCar Socios

En KixCar Socios defines el stock mínimo de cada producto y recibes un aviso de stock bajo cuando llega a ese número. Puedes activar la opción de no vender sin stock, y la reposición sugerida te arma las órdenes de compra a tus proveedores con lo que te falta.

Si manejas productos que vencen, los lotes con vencimiento hacen que salga primero lo que vence antes.

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Preguntas frecuentes

¿Qué es el stock de seguridad? Un colchón de unidades extra para cubrir días de más venta o atrasos del proveedor.

¿Cuánto stock de seguridad dejo? Para empezar, la venta de uno o dos días. Si tu proveedor se atrasa seguido, súbelo.

¿Y si mi proveedor no tiene días fijos? Usa el tiempo más largo que ha tardado en las últimas entregas para calcular. Es mejor sobrar un poco que quedarte vacío.